Piagam penghargaan tersebut diserahkan langsung oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur sebagai bentuk apresiasi atas pengelolaan dan pengembangan perpustakaan sekolah yang inovatif dan berkelanjutan.
Lomba perpustakaan tingkat provinsi ini diawali dengan seleksi berkas yang diikuti oleh 10 sekolah dari berbagai kabupaten dan kota di Kalimantan Timur sebagai perwakilan daerah masing-masing. Proses penilaian meliputi beberapa kriteria utama, yaitu profil perpustakaan, komponen implikasi perpustakaan, serta komponen pengembangan perpustakaan. Sekolah-sekolah terpilih selanjutnya mengikuti tahap visitasi oleh dewan juri.
